Cura BHV | Front Office Medewerker

Ben jij sterk in plannen, administratief nauwkeurig en houd je van een energieke werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is? Vind je het leuk om veel contact te hebben met opdrachtgevers, instructeurs en cursisten en krijg je energie van een planning die klopt? Dan is dit misschien jouw volgende baan.

Bij CURA BHV zoeken we een Medewerker Planning & Front Office voor de afdeling Opleidingen & Trainingen.

In deze veelzijdige functie ligt jouw belangrijkste focus op het plannen en organiseren van trainingen en oefeningen. Daarnaast draai je mee in de front office en ondersteun je bij de dagelijkse cursusadministratie, telefoon, mailbox en ontvangst van cursisten en instructeurs.

Je bent daarmee een belangrijke schakel tussen onze opdrachtgevers, instructeurs, cursisten en collega’s.

Wat ga je doen?

Een groot deel van jouw werk draait om de planning van onze trainingen en oefeningen. Je stemt data af met opdrachtgevers, plant instructeurs in en zorgt ervoor dat beschikbare mensen, locaties en trainingsmomenten zo efficiënt mogelijk bij elkaar worden gebracht.

Je kijkt daarbij vooruit, bewaakt de planning en signaleert knelpunten voordat ze een probleem worden. Valt er bijvoorbeeld onverwacht een instructeur uit of wil een opdrachtgever een training verplaatsen? Dan schakel jij snel en zoek je naar een passende oplossing.

Daarnaast werk je mee binnen onze front office. Je bent mede het eerste aanspreekpunt voor cursisten, instructeurs en opdrachtgevers en ondersteunt bij de administratieve werkzaamheden rondom onze trainingen.

Jouw belangrijkste werkzaamheden

• Plannen en coördineren van trainingen en oefeningen
• Afstemmen van trainingsdata met opdrachtgevers
• Inplannen en afstemmen van instructeurs
• Zorgen voor een slimme en efficiënte planning, waarbij je rekening houdt met beschikbaarheid, locaties en reistijden
• Bewaken van de planning en tijdig signaleren van knelpunten
• Oplossen van wijzigingen, uitval en andere onverwachte situaties in de planning
• Contact onderhouden met opdrachtgevers en instructeurs over geplande trainingen
• Verzorgen van de cursus- en trainingsadministratie
• Beheren van mailboxen en aannemen van binnenkomende telefoongesprekken
• Ontvangen van cursisten, instructeurs en bezoekers aan de balie
• Verwerken van cursusgegevens, lijsten en documenten in Office 365 en ons eigen LMS-systeem
• Ondersteunen bij overige werkzaamheden binnen de afdeling Opleidingen & Trainingen

Je werkt in een team van 7 collega’s. Dat betekent korte lijnen, veel samenwerken en elkaar helpen wanneer dat nodig is.

Hier herken jij jezelf in

Jij bent iemand die overzicht houdt en graag vooruitdenkt. Je vindt het leuk om van verschillende wensen en mogelijkheden een goede planning te maken en ziet snel waar het slimmer of efficiënter kan.

Tegelijkertijd ben je klantgericht en communicatief sterk. Je vindt het geen probleem om tussendoor een telefoontje te beantwoorden, een cursist te helpen of een instructeur te woord te staan.

Ook wanneer er meerdere dingen tegelijk gebeuren, houd jij je hoofd erbij en weet je wat prioriteit heeft.

Must-haves

• Je hebt MBO 4 werk- en denkniveau
• Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift
• Je hebt ervaring met planning, administratie, front office of vergelijkbare werkzaamheden
• Je bent sterk in organiseren en overzicht houden
• Je werkt nauwkeurig en denkt vooruit
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten
• Je bent communicatief sterk en klantgericht
• Je hebt ervaring met Office 365
• Je bent stressbestendig en oplossingsgericht

Dit past goed bij jou

• Je krijgt voldoening van een planning die klopt
• Je ziet mogelijkheden om slimmer en efficiënter te plannen
• Je bent proactief, collegiaal en secuur
• Je vindt het leuk om veel contact te hebben met verschillende mensen
• Je kunt makkelijk schakelen tussen plannen, administratie en front office werkzaamheden
• Je voelt je prettig in een klein team waarin iedereen verantwoordelijkheid neemt
• Je pakt werkzaamheden zelfstandig op en wacht niet af

Pré, maar geen harde eis

• Ervaring als planner, cursuscoördinator of opleidingscoördinator
• Affiniteit met BHV, opleidingen of trainingen
• Ervaring met een LMS- of planningssysteem

Wat bieden wij jou?

• Een afwisselende functie waarin planning en front office samenkomen
• Veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken
• Een 40-urige werkweek
• Werken in een klein, collegiaal en klantgericht team
• Een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is
• 25 verlofdagen per jaar
• 8% vakantiegeld
• Goede arbeidsvoorwaarden
• Standplaats Den Haag (Forepark), goed bereikbaar met OV en auto

Solliciteren

Mail dan jouw sollicitatie met CV naar Cura, t.a.v. Danny Kuijpers, afdeling HR,

Tel: 06 52 02 52 06 / E-mailadres: hr@curabhv.nl

Startdatum: zo snel mogelijk, in overleg.